Las 5 Cosas que necesitas saber de Optimización

Las 5 Cosas que necesitas saber de Optimización

1- Optimización Proporciona Decisiones

En la cotidianidad de los procesos de negocio de cualquier empresa se deben tomar decisiones sobre recursos limitados para realizar diferentes tareas, por ejemplo, planeación de la producción, programar la distribución diaria artículos, programación de turnos de trabajo de operadores, asignación de tareas a personas, programa de ruteo de vehículos, picking de artículos en centro de distribución etc. 

Generalmente estas decisiones son tomadas utilizando hojas de cálculo como Excel y macros, debo decir que Excel funciona bien cuando tu problema de negocio es “pequeño” y puedes evaluar todas las decisiones posibles para encontrar la mejor. Pero la realidad es que muchas veces el problema que se quiere resolver puede tomar varias horas al día y no es posible evaluar todas las posibilidades incluso en algúnos casos es dificil evaluar más de un escenario.

La optimización proporciona decisiones para las empresas en forma de Planes, Programas, Asignación de Recursos, etc. Por ejemplo:

  • Asignar recursos a los pedidos cuando se tiene que entregar un conjunto de paquetes/Pallets, en qué orden y con cuál conductor (para balancear el trabajo del conductor, minimizar el kilometraje y reducir el costo de transporte)
  • Qué producto se debe producir, en qué cantidad, qué día de la semana y en cuál planta (Para cumplir con la demanda, reabastecer el inventario mientras se minimiza el costo de producción)
  • Qué día y en qué turno debo programar a cada persona de la fuerza laboral (operador, enfermera, conductor, doctor, etc) para balancear las horas de trabajo y minimizar costos de horas extras.
  • Qué acciones o bonos deben componer el portafolio de inversión para obtener el mejor retorno de inversión. 

2- Qué tan buena es una decisión Plan/Programa/Asginación

En ocasiones la forma de tomar decisiones en las organizaciones es como lanzar dardos a ciegas y esperar dar en el blanco, algunas veces funciona, usalmente no. Nos hemos acostrubrado a vivir con frases como “Siempre se ha hecho de esta manera”, “No hay tiempo para evaluar otros escenarios”, “Esta es la mejor forma que hemos encontrado para hacerlo” . Para fortuna de todos existe otra forma de tomar las mejores decisiones y la veremos más adelante.

Los tomadores de decisión en una empresa DEBEN tener una idea de cómo comparar diferentes decisiones (planes/programas/asignaciones) basado en un criterio de medición, un obejetivo o meta. 

Pero ¿Cómo saber si las decisiones de negocio que tomas diariamente son las mejores posibles? Para esto debes definir un objetivo asociado a esa decisión, generalmente la asociamos a algo que queremos Maximizar o Minimizar. Por ejemplo

  • El Plan más barato
  • El Plan que genere el más alto ingreso
  • El programa de producción con el menor tiempo de terminación de las tareas
  • La ruta con la menor distancia recorrida
  • La entrega de artículos con el menor número de vehículos

Pero existen casos en que los objetivos o metas de nuestras decisiones son un trade-off o balance entre varias metas, algo como, El plan que minimice el costo de producción al tiempo que maximiza los ingresos y maximiza el nivel de servicio comprometido con los clientes, a esto lo conocemos como multi-objetivo.

Una opción para saber qué tan buena es una decisión que estas tomando en tu proceso de negocio es evaluar el objetivo de todas las posibilidades y seleccionar la mejor, desafortunadamente las posibles soluciones pueden ser millones o incluso billones y no hay tiempo para eso. La otra opción es a través de la optimización la cuál se guía por el objetivo hacia mejores y mejores soluciones ¡SIN PROBAR TODAS las combinaciones posibles de soluciones! y aún así es capaz de garantizar que se obtiene la mejor solución posible.

3- Problemas grandes y complejos son resueltos por Algoritmos

Existen problemas de negocio en los que debemos tomar decisiones y con algunos cálculos en Excel es más que suficiente, ¿por qué? Porque son pocas las alternativas de solución debido al número de elementos que debemos considerar, de hecho en SmartBP cuando identificamos este tipo de problemas en alguna empresa les decimos que no necesitan invertir en un proyecto de optimización. 

Pero existe el otro extremo, cuando las empresas utilizan Excel o alguna solución in-house para tomar decisiones de problemas muy complejos. Los problemas grandes y complejos son imposibles de resolver por los humanos en absoluto, o lleva demasiado tiempo hacerlo, o la solución no es la mejor posible, o el humano no sabe si existe una solución mejor. La optimización matemática responde a todo esto porque es precisa, rápida e indica dónde el usuario está explorando soluciones.

Cuando las posibles decisiones u opciones son demasiadas, los cambios del entorno empresarial son frecuentes, la optimización funcionará mucho mejor que cualquier otra herramienta o decisiones humanas. Entonces, si ahora le pregunto ¿cómo se hace la planificación en su empresa? si la respuesta es “humana” o “heurística” u otra optimización no matemática, estoy casi 100% seguro de que una optimización matemática puede funcionar (mucho) mejor. NO utilizar la optimización significa que los tomadores de decisión de la empresa ni siquiera sabe qué tan bien podría tomar las decisiones claves de la organización.

4- Procesos de Negocio deben ser formulados como un Modelo de Optimización

Es común que al interior de las empresas se hable de optimizar los procesos productivos, encontrar el plan óptimo para la operación, realizar una óptima distribución u optimizar el uso de la flota de vehículos etc. Sin embargo, a lo que se refieren es a mejorar el proceso no a optimizarlo. La palabra Optimización se refiere a La Mejor solución posible entre todas las opciones de una decisión, es por eso que si una empresa se refiere a optimización de sus procesos debería estar pensando en modelos matemáticos de optimización, los cuales están estructurados para realizar esa búsqueda entre un gran conjunto de posibles soluciones y encontrar la Solución Optima

La conversión de un problema empresarial a un modelo de optimización (que consta de variables, restricciones/reglas y objetivos o metas de negocio) debe ser realizado por un profesional en modelaje matemático para que un Solver de Optimización pueda encontrar las mejores soluciones para sugerir el mejor plan de acción posible.

5- La optimización hace su magia SÓLO sobre cosas medibles

La optimización matemática hace su magia Sólo en cosas medibles. Todo lo que se puede medir, se puede optimizar, a veces, las cosas no medibles tienen que convertirse en alguna forma de medición, como lo bueno que es un restaurante dando estrellas. 

Como consecuencia de medir cosas, aplicar o usar la optimización es posible comparar objetivamente con el uso de cualquier otra herramienta o decisión humana actual en la compañía.

Encontrar la solución óptima ahorra mucho trabajo/tiempo a los planeadores, del tiempo “ahorrado” el planeador podría explorar más escenarios, con diferentes objetivos y compararlos a través de la optimización.

En SmartBP estamos dispuestos a ayudar a las organizaciones a identificar oportunidades de mejora a través de la optimización. Queremos ser su partner en este Optimization Journey.

Si su empresa encuentra que la optimización puede agregar valor a sus procesos de negocio contátenos al correo info@smart-bp.com

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