7 pasos para desarrollar un Optimization Discovery Workshop

7 pasos para desarrollar un Optimization Discovery Workshop

Empecemos por definir qué es un Optimization Discovery Workshop (ODW). En términos generales un Discovery Workshop de Optimización ayuda a una empresa a validar si una aproximación basada en Soluciones de Optimización puede impactar los procesos de toma de decisión y cómo lo haría. Además, les permite saber si es factible implementar una solución de optimización y si vale la pena iniciar un Optimization Journey. 

Al final de este blog podrás tener las herramientas básicas necesarias para implementarlo.

La metodología que hemos utilizado en SmartBP con nuestros clientes está determinada por 7 pasos que desarrollaremos en términos generales en este Blog.

1- Preparación

SmartBP: Nuestra preparación consiste en

  • Investigar y conocer los procesos de negocio claves del cliente que puedan generar oportunidades de ahorros y mejora.  
  • Conocer sus competidores, riesgos, tendencias en el negocio
  • Identificar casos de uso de la optimización a nivel mundial relacionados con procesos en su industria/sector 
  • Coordinar una agenda del Discovery Workshop con el cliente 

Cliente: Nuestro cliente también tiene un “Tarea” que realizar de tal forma que el ODW sea tan productivo como sea posible.

  • Preparar algunos casos de uso de antemano de su proceso de negocio que hayan identificado que necesitan ser mejorados.
  • Identificar y programar la asistencia de los stakeholders y demás roles que puedan contribuir en los casos de uso a trabajar en el ODW
  • Investigar sobre la disponibilidad y calidad de la data que se requiera para los casos de uso.  

2- Entendiendo el Negocio: Escuchar al cliente

Esta parte del Optimization Discovery Workshop es el aspecto más importante del esfuerzo que se realizará. Su objetivo es comprender las motivaciones y direcciones a las que apunta el cliente en el desarrollo de la Solución/aplicación de optimización. 

El propósito inmediato es evaluar si este esfuerzo para desarrollar la aplicación es realista en un sentido de negocio, dadas las limitaciones financieras, administrativas y de tiempo que existen, y en un sentido técnico, dadas las primeras indicaciones que recibe el equipo de SmartBP durante el ODW.

Es esta parte se debe asegurar que el problema de negocio (Caso de uso) se exprese y comprenda claramente (lo que ayudará a definir los beneficios esperados), y proponer, en base a la experiencia y experiencia de SmartBP, posibles enfoques técnicos para resolver el problema empresarial.

3- Overview del Caso de Negocio

En esta sección realizamos una descripción resumida del negocio y del cliente relacionado con solución objetivo o el caso de negocio, y el mayor impacto en los ingresos / costos / riesgos que está llevando al cliente a investigar en una solución de optimización

Los riesgos percibidos y los rendimientos financieros esperados (ROI, VPN o TIR) son aspectos muy importantes de esta descripción general, ya que a menudo son las razones principales para iniciar un proyecto de optimización. 

4- Situación Actual

En este punto del Workshop el cliente realiza una breve presentación del sistema objetivo (proceso que se espera mejorar, ejemplo Planeación producción, ruteo de vehículos, programación de operaciones, turnos de trabajadores etc.) que cubra las principales funciones y retos asociados con la operación total del sistema.

Adicionalmente se conocer el sistema objetivo tal como opera en la actualidad, sus limitaciones, problemas asociados a sus resultados que estén impactando los principales KPI’s de la organización. El sistema objetivo actual puede ser una aplicación in-house, software comercial (Black-box), hojas de cálculo o un sistema manual.   

5- Situación Deseada

Ahora es momento de describir lo que haría el sistema objetivo en sus principales áreas funcionales que abordarían los problemas actuales, y el impacto en los ingresos / costos / riesgos de dichas mejoras.

  • Factores de Éxito (KPI’s)

El exito de una solución de optimización se mide por el impácto que pueda generar en los principales KPI’s estratégicos para la organización. Se debe generar una lista de factores medibles que determine el exito en la implementación de una solucion de optimización.

  • Resultados Esperados

Se requiere entender los retornos financieros y de otro tipo que el cliente espera obtener al realizar esta transformación de sus operaciones. En esta sección del workshop identificamos con el cliente una lista de las mejoras que se esperan obtener con la nueva solución de optimización, sus beneficios para la operación, beneficios económicos y otros no cuantificables. 

Algunos beneficios pueden ser:

  1. Reducción de costos operativos
  2. Aumentar los ingresos
  3. Reducción de inventario
  4. Asignación optima de recursos
  5. Tiempo de respuesta/reacción más rápido
  6. Incremento en la satisfacción del cliente o retorno de clientes
  7. Disminución de la rotación de personal
  8. Stakeholders del Proyecto

Lista de los principales Stakeholders o partes interesadas del negocio y de TI vinculadas a los problemas, objetivos y factores de éxito de la implementación de una solución de optimización. 

Dentro de esta lista se deben incluir profesionales o roles claves del negocio, TI, usuarios finales de la solución, profesionales de soporte a las aplicaciones e infraestructura, responsables de la data de la organización entre otros.

  • Linea de Tiempo

Es importante entender los tiempos que la organización tiene definidos o comprometidos con la alta gerencia para implementar y salir a producción con la nueva solución de optimización. 

Los proyectos de optimización pueden ser complemento de otras soluciones del cliente que están en operación o que hacen parte de otros proyectos de desarrollo, por tal motivo se requiere una lista de los principales hitos de los proyectos para coordinar estrategias y esfuerzos en ambos desarrollos e implementaciones. 

 

6- Enfoque en el Caso de Negocio

Para comprender el problema de optimización subyacente, es necesario comprender las decisiones/elecciones que se deben automatizar, cuáles son las restricciones de esas decisiones y cómo se pueden comparar las diferentes opciones mediante el uso de objetivos o metas de negocio.

Lo que típicamente impulsa estas decisiones son las entradas a un sistema, como la demanda prevista, los costos, recursos disponibles etc. 

En esta sección, se busca consultar sobre los inputs, las decisiones, las restricciones o reglas de negocio, los objetivos que se quieren alcanzar y las prioridades. En un workshop típico, a menudo ocurre que las preguntas y respuestas sobre todos estos temas estarán entrelazadas, en función de la naturaleza del problema de negocio real. 

Los profesionales de SmartBP cuentan con grandes habilidades de investigación de operaciones para realizar las preguntas pertinentes y descubrir las respuestas relevantes.

Entradas

Identificar la información que es usada para alimentar el sistema objetivo para la toma de decisiones. Además, se requiere establecer la naturaleza cualitativa de la data que impulsa los procesos de toma de decisión, así como de dónde provienen dichos datos. 

Opciones de Soporte a las Decisiones

Las soluciones de optimización permiten brindar la mejor recomendación para a un conjunto de decisiones de un proceso de negocio de una organización. Estas decisiones a menudo no son triviales por todos los elementos que se deben tener en cuenta. 

Durante el desarrollo del workshop se busca identificar todas las decisiones que hoy en día se generan con el sistema actual, así como las decisiones adicionales que permitan mejorar el desempeño del proceso de negocio objetivo.

Restricciones y Dimensionamiento

Esta es una de las etapas más importantes del workshop ya que se deben identificar y listar todas las restricciones, limitaciones, reglas de negocio, disponibilidad de recursos, políticas, regulaciones etc. Que se deben respetar y cumplir para el logro del objetivo de la solución de optimización.

Algunos ejemplos de restricciones de los procesos operativos pueden ser la tasa de producción de una máquina, capacidades de almacenamiento de productos, capacidad de carga de un vehículo, ventanas de atención en proceso de ruteo de vehículos, turnos de trabajo, etc.

En esta parte del Workshop buscamos que se genere un listado de todo lo que la solución de optimización debe incluir y respetar para garantizar una representación de la realidad del proceso del cliente y que genere una solución óptima respetando todas las restricciones.

Metas – Objetivos

Descripción de los objetivos o metas en el contexto del sistema objetivo y su prioridad. Existe la posibilidad que la empresa busque optimizar varios objetivos en el mismo proceso de negocio que pueden estar en conflicto, por ejemplo, maximizar ingreso minimizando costos y mejorar el nivel de servicio. 

Adicionalmente se deben establecer los procesos de medición de los resultados de la solución de optimización para validar si se logran los objetivos esperados, así como la comparación de resultados de dichas metas con escenarios históricos.

Requerimientos No Funcionales

Algunos de los requerimientos no funcionales que deben ser tenidos en cuenta en el levantamiento de información para el desarrollo de la solución de optimización pueden ser:

  • Acceso a la información 
  • Frecuencia de ejecución de la solución
  • Modo de operación
  • Tiempo de respuesta

Análisis & Interface – Experiencia de Usuario

Existen situaciones en las que los usuarios querrán que la solución de optimización del proceso de negocio permita evaluar diferentes escenarios para comparar y luego elegir la mejor solución de acuerdo a ciertos criterios de decisión. 

Otro aspecto importante es identificar los informes o reportes requeridos por los usuarios para analizan los resultados, así como la integración con bases de datos u otros sistemas de información de la organización.

Evaluación de Resultados

Finalmente se deben establecer los factores que determinen si el sistema objetivo genera los resultados deseados, viables y que generen valor para la organización.

Varias empresas han obtenido una serie de beneficios específicos relacionados con la optimización más allá de sus beneficios comerciales principales al usar productos de optimización. 

Estos beneficios incluyen análisis mejorados a través de escenarios de “What if”, reducción en costos de mano de obra, ahorros para las empresas, reducción del tiempo de tiempos muertos en la operación, tiempos de implementación más cortos y reducción en el mantenimiento de infraestructura entre otros beneficios.  

7- Reporte y Próximos Pasos

Por último, Documentamos todos los hallazgos en las diferentes sesiones del Discovery Workshop que ayuden a identificar el valor de la implementación de una solución de optimización, el alcance de la solución, tiempo, beneficios y costos estimados. 

Adicionalmente, este reporte le permite a la organización tener las bases para la formulación de proyectos de tecnología y presentarlos ante comités internos ya que está alineados a las metas estratégicas.

En SmartBP estamos dispuestos a ayudar a las organizaciones a identificar oportunidades de mejora a través de la optimización, es por esto que hacemos sesiones de Optimization Discovery Workshop sin costo con diferentes empresas y esta es nuestra inversión en la empresa. Queremos ser su partner en este Optimization Journey.

Para solicitar un Optimization Dicovery Workshop para su empresa contáctenos al correo info@smart-bp.com.

 

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